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电子发票

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内陆税收局虽然又再更新电子发票指南,简化程序让企业及商家能更好过渡并迎接“发票大变革”,但这毕竟不仅是发票格式的变化,而是整个营运过程的变化,单是开单(电子发票)就是一个不简单的技术活。 踏入电子发票时代,连人力资源部也无法幸免,必须得跟上资讯科技技术人员、账务人员和会计的脚步,齐齐来了解电子发票。总而言之一句话:发票大变革,老板也务必一定要搞清楚整个电子发票的操作! 在对开出电子发票6个过程有基本概念后,这一期《投资致富》将会深入细看企业及商家在实际操作时可能会遇到的疑惑,让这些纳税人在电子发票开跑时能不慌不忙的实战,你是否准备好来解开疑惑了呢?     忘了TIN仍可开单 内陆税收局过去几个月都在积极完善电子发票指南,最近才于4月6日更新指南至2.3版本、具体指南2.1版本,以及软件开发工具包(SDK)1.0版本。 电子发票MyInvois网站也已在同月10日“上线”,让服务供应商和纳税人使用,但需电邮[email protected]申请用户名字与密码才可开始沙盒测试(Sandbox Testing),申请时需提供税务识别号码(TIN)、商业注册号码、公司名字、公司电邮及所使用的企业资源计划(ERP)系统名字。 纵然MyInvois网站已上线,相信很多企业及商家在一览电子发票的67项数据栏目后,还是满满疑惑,到底电子发票要怎么开啊?该怎么输入那些资料呢? 在两份电子发票指南中,有针对不同企业对消费者(B2C)情况开出电子发票,给出了例子和详细说明,这里可以先看看最为简单基本的例子,同时附上最新版电子发票模板供参考,待有一个更清晰的认识后,再深入看其他的情景例子。 例子1:购买手机欲扣税 苏先生(买家)花费2500令吉,向Global Telco私人有限公司(简称GTSB;供应商)购买一架智能手机,同时要求商家开出电子发票供扣税用途。 GTSB因此向苏先生索取个人资料以开出电子发票,而苏先生提供所有的基本资料,包括身分证号码,但忘了税务识别号码,而GTSB还是能开出电子发票。 苏先生获得认证后的电子发票,能将此作为开销的证据,同时供扣税。 新模板移除付款方式与汇率 值得一提的是,更新版的指南中,电子发票的参考模板也有所不同,在电子发票具体指南2.0版本中,有列明付款方式与货币汇率,但在更新的2.1版本中移除了这两项,同时在供应商资料区添加一项商业活动种类说明(business activity description)。   无需扣税开普通收据 欲扣税,消费者(买家)需获取电子发票,但若无需扣税呢? 若消费者并不需要电子发票,则企业或商家(供应商)仅需如现在般开出普通收据即可,而这类发票因不是电子发票,无需提交至税收局云端系统中获取认证。 须呈合并性电子发票 但不代表就不需要“知会”税收局,商家可收集了无需电子发票的买卖记录,在每个月结束后的7个工作日内,提交合并性电子发票 (Consolidated e-Invoice)给税收局即可。 至于如何开出合并性电子发票,税收局允许供应商套用一种或结合以下其他方法: 1)每张普通收据的概要可单独分列在一张合并性电子发票(可参考例子2的示意图); 2)按照普通收据的号码,顺序将其列入合并性电子发票; 3)若供应商有分店,每个地点或每间分店可采取以上两个方法,各自开出合并性电子发票。 例子2:餐厅吃饭不需电子发票 瓦妮、丽莲及穆都(买家)分别在7月8、17和21日在XYZ餐馆(供应商)用餐,并未要求电子发票,所以供应商发出普通收据予买家。 供应商稍后在8月1日开出合并性电子发票,简要列出以上3张普通收据的交易细节,同时无需与买家分享认证后的合并性电子发票,因这是发给普通公众的合并性电子发票,而非针对个别消费者,这将作为供应商的收入证明。   多家分店   电子发票怎么开? 至于有多家分店的供应商,合并性电子发票要怎么开?最为简单直接的一个方法,是每个地区的分店在总结当月交易后,个别开出自己的合并性电子发票。 提供多种餐饮产品的Hibiscus Mart私人有限公司(HMSB),分别在吉隆坡及槟城设有店面,每间分店个别开出一张合并性电子发票。在说明(Description)的部分,可放上普通收据的单号,个别说明合计售价。 HMSB槟城的分店9月时有500宗交易,总计2万5000令吉,至于吉隆坡则有2000宗交易,合计销售6万5000令吉,需在9月结束的7个工作日内提交合并性电子发票。   10常见问题 1)对于企业对消费者(B2C),倘若索取电子发票的消费者忘了自己的税务识别号码(Tax Identification Number,TIN),商家是否无法开出电子发票呢? 其实不是的,税收局为了减轻企业及商家负担,能更好过渡至电子发票时代,已做出一些让步,即若买家是本地人,若忘记税务识别号码出示身分证号码即可。 2)企业及商家该如何向非税务识别码的个人比如外国买家发出电子发票? 根据税收局在电子发票具体指南附件1的说明,非大马公民的个人买家(外国买家)的税务识别码为EI00000000020,然后加上护照/MyPR/MyKAS号码即可。 3)若买家一开始并无说明需要电子发票,获得供应商的普通收据后,是否能向供应商要求再发出电子发票? 若是要求供应商补发电子发票,必须在交易当月提出申请,这才能让供应商有时间应对合并性电子发票的变动。买家受促尽快提出要求补发电子发票,让供应商有足够时间开具电子发票,取得税收局认证,同时也能在规定时间内提交合并性电子发票。 4)若有错误,商家是否有一个过渡期可取消或调整已认证并发出的电子发票? 有的,电子发票若有错,商家可在72小时内取消。 假设是由买家申请要驳回电子发票必须有特定理由,包括发票资料有错误(如销售及服务税SST号码、商业注册号码及任何商业资料等),而在买家开始申请退回电子发票时,供应商会收到通知。若是供应商要取消电子发票,和买家申请驳回是一样的做法。 供应商或买家若错过这黄金72小时,则自动视为已接受该电子发票,届时若要做任何调整,就需要发出新的电子发票,比如贷方通知单(CN)、借方通知单(DN)或退款电子发票)。 5)有向大马公司委员会(SSM)注册的纳税企业及商家,在发出电子发票时是否要输入新旧两个商业注册号码? 需输入新的商业注册号码(12个数字),至于东马(沙巴及砂拉越)的纳税企业及商家,则必须输入地方政府提供的商业注册号码。 6)电子发票要到明年7月才全面落实,在这段期间那些还未达到法定落实阶段的供应商无需发出电子发票,在这个情况下,税收局是否会接受这些供应商发出普通收据? 在这个过渡期间,所有的纳税企业及商家获准可保留目前的做法,提供普通收据/单据/发票,或电子发票以证实交易供报税用途。 7)若供应商坐落在偏远乡区,且面对网络不佳的问题,作为买家的企业或商家是否需要自发电子发票(Self-billed E-invoice)记录开销? 自发电子发票仅供特定交易,至于那些面对网络问题及缺乏发出电子发票设备的商家,建议向最近的税收局分部展开进一步的讨论。 8)若是有收取定金的情况,该如何处理电子发票事宜? 定金若是可退还,则不需要开出电子发票,反之亦然。 9)在自发电子发票的环节,本地买家是否可将同一个外国卖家的单据整合在一起? 目前不行,每一单交易都必须发出独立的自发电子发票。 10)若是有出租房产,房东需要发出电子发票给租客吗? 有关房东若是经商,则需发出电子发票,但如果房东并无经商,而租客租是租来做生意,则租客需为这笔房租支出开出自发电子发票。   7类商业交易须发电子发票 虽然没有一个行业可以豁免推行电子发票,但并非全部的商业活动与交易都能发出合并性电子发票。 在电子发票制度下,特定商业活动与交易还是需要供应商发出电子发票予买家,分别是汽车、航空、奢侈品与珠宝、建筑、建材批发与零售商、合规投注与博彩业,以及付款给代理商/经销商/分销商。 税收局意识到以上商业活动及交易要发出电子发票有一定的挑战,因此做出一些让步,若买家是本地人,可以仅提供税务识别号码或身分证号码,又或是两者皆给。至于非公民个人,可以提供税务识别号码,或者税务识别号码及护照号码/MyPR/MyKAS号码。   交易须以雇主名义报销 电子发票开跑后,对企业带来的变化不少,连公司人事部也要打起十二分精神! 在雇佣合约下,个人(雇员)可享有许多福利,可以是现金或是其他由第三方提供的福利等形式,比如俱乐部会员、健身中心会员、与公司业务相关的订阅、津贴(比如通勤、汽油与大道收费、停车、餐饮津贴等)。 目前,员工必须呈上相关的支出单据,才能向雇主报销有关费用,而呈交给相关部门的收费单据,将供雇主作为报税申报支出用途。 但在电子发票开跑后,任何涉及欲报销的交易,员工在索取电子发票之余,需尽可能以雇主名义,表示需有雇主的税务识别号码或公司注册号码。 有条件准用员工名 根据电子发票具体指南版本2.1,税收局意识到此事的难度,故也给予一些让步,即企业获准使用以员工名字发出的电子发票,或现有由供应商发出,能证明相关交易的文件,作为扣税用途。 不过,这个让步需符合特定条件,即有关员工就业津贴与福利需详细列明在雇主政策(employer’s policy)中才能适用。换言之,电子发票到来不再只是对公司资讯科技技术人员、账务人员和会计带来影响,人事部也需要认真了解。   付佣金开电子发票 在涉及代理、行销及分销商的交易中,供应商(公司)需要做两个动作,即开出电子发票给买家,同时在支付佣金给代理、行销及分销商时,发出自发电子发票作为支出记录。 这虽然不是个复杂的过程,但对于不清楚状况的企业及公司,难免引起混淆,这里以Chere汽车私人有限公司销售代理阿里为例,简单说明情况。 假定现在电子发票已经全面推行,阿里成功在2025年6月22日以60万令吉售出一辆车,并赚取了20%的佣金。 Chere汽车因此针对这给予阿里20%的佣金,开出自发电子发票作为收入及支出的证明。 ###下一期:8月将推行首阶段电子发票计划,企业及商家似乎还未做好准备,最大挑战到底是什么?
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